プロジェクト管理とは具体的に何をするものでしょうか？
プロジェクトとは目標を達成するための開始と終了のある計画
プロジェクトは、目標を達成するための開始と終了のある計画とされています。 「始めるぞ！」となってから「終わったぞ！」となるものは基本的に全部プロジェクトです。 そういった意味で、世の中の作業はほぼすべてプロジェクトと言えますね。
一方、終わりがない、もしくは終わりが見えない作業もあります。 そういったものはプログラムと呼ばれます。 ソフトウェア開発だとコードをプログラムと呼ぶので紛らわしいですが、プロジェクト管理上のプログラムは複数のプロジェクトをまとめたものという概念です。 事業といってもいいかもしれません。
プロジェクト管理とは
プロジェクト管理はプロジェクトを遂行できるようにすること、つまり、目標の達成をするための作業を正しく実行できるようにすることと言えます。 目標を正しく設定したり、関係者と折衝したり、作業の進捗が遅れていないか確認したり、プロジェクトが円滑に進むようにするための作業を行うのがプロジェクト管理です。
これらの作業は特定の誰かだけが行うのではなく、プロジェクトメンバー全員が行うものです。 そういった意味で、プロジェクトマネージャーは必ずしも必要ではありません。 しかし関係者が多くなると調整作業の割合が多くなるため、ノウハウを有した専任のプロジェクトマネージャーを置いた方が効率的にプロジェクトをこなせますし、失敗の確率も減らせます。
PMBOK
プロジェクト管理には、様々なノウハウや手法が存在します。 プロジェクト管理のノウハウや手法をまとめたものとして、PMBOK（Project Management Body of Knowledge）というプロジェクトマネジメントの世界的なデファクトスタンダードになっている体系があります。
対応する書籍が隔年で発行されています。
プロジェクト管理で実施すること
コミュニケーションがとれるようにする
大抵のプロジェクトでは関係者が複数いますので、関係者間でコミュニケーションがとれるようにすることが必要です。 いつどの頻度で定例ミーティングをするのか、連絡手段はどうするのか、参加者は誰かなどを決めておく必要があります。 また、手段を用意するだけではなく、実際のコミュニケーションにおいても円滑に認識合わせが進むように配慮したり、利害を調整したりする必要があります。 プロジェクト管理として最も重要で、最も時間がかかる部分だと言えます。
目標を設定する
プロジェクトは目標を達成するためのものですので、目標を正しく設定する必要があります。 ODSCというフレームワークやOKRなどを使って設定します。 ドキュメントとしてプロジェクト憲章を作成することもあります。
計画を立てる
目標を設定したら、目標を達成するための計画を作ります。 プロジェクト計画書を作成することで、プロジェクトの成功率が高まります。
進捗を管理する
計画通りに作業が進捗しているかどうかをモニタリングして、問題が発生した場合に対処します。 Backlog・Redmine・JIRA・Github・GitLab・Notionなどのタスク管理ツールを使うのがスタンダードですが、ExcelやGoogleスプレッドシートで管理する場合も多いと思います。 重要なことはどのツールを使うかではなく、決めたツールを使い続けるということです。
リスク・課題を管理する
計画外の事象について管理し、顕在化した場合に対処します。 リスク対応は発生しないかもしれない問題に対してリソースを使って対処することになるので計画を立てるのが難しいですが、これが適切にできるようになるとプロジェクト成功率が上がります。
終結させる
プロジェクトには終わりがあります。確実に終わらせるというのもプロジェクト管理の重要な項目になります。 終わらせるためには、プロジェクト完了報告が必要になるでしょう。 残件があれば、プロジェクト終了後のフォローをどうするかも決める必要があります。 また、終わった後、プロジェクトを振り返り、そのプロジェクトでの教訓を次のプロジェクトに生かすことも必要です。
管理可能にする
きちんと管理しようとすればするほど、管理する対象が増えていき、結果的に管理できなくなることがあります。 したがって、管理対象を管理可能にすることが重要です。 指標を決め、自動で集計されるようにしたり、誰かに委譲するなどして、管理対象を減らすのが大事です。
