WBSの役割

作業を木構造で担当者が実施可能なレベルにまで分解することで、作業を実施可能な計画にするのがWBSの役割です。実施可能になっていないWBSは分解が不十分か、分解の仕方もしくは作業の定義が間違っていると言えます。正しく作業を分解できれば、スケジュール・リソースを割り当てて、実施可能な計画にできます。

WBSの書き方

分解方法

作業ベース

作業をトップに置き、分解していくやり方です。

成果物ベース

成果物をトップに置き、分解していくやり方です。納品する成果物をトップに並べて、成果物をつくるために必要な作業をその下に分解して置いていきます。

WBSに書く項目

一般的な項目

タスク名
担当者
進捗状況
開始日
終了日

よくある項目

WBS番号
ステータス
工数
開始予定日
終了予定日
予定工数
優先度
前タスク
次タスク

WBSとガントチャート

WBSを棒グラフなどを使って視覚的に分かりやすくしたのがガントチャートです。ガントチャートは必ずしも必要ではありませんが、ガントチャートがあると全体の日程感が分かりやすくなります。

WBSの管理方法

WBSはプロジェクトの計画を１つの表で表すことができる便利なツールですが、正しく管理できないとやがてWBSと実際の進捗が乖離し、プロジェクトを正しく管理することができなくなります。

WBSを正しく管理するための方法をいくつか紹介します。

WBSを最新化する

計画時にWBSを精緻に作成して、開始後は更新されないというのはよくあることです。 WBSは最新の状態であるようにします。開始日・終了日などに計画と実績の２つの欄を用意して書いていくのが一般的だと思いますが、実績を毎日入れていくようにします。ツールによっては計画と実績に分かれていない場合もありますが、その場合は実績で上書きしていくようにします。

WBSは毎日更新する

更新頻度が多いと管理するのが大変になり、やがて更新されなくなります。そのため、毎日更新するというリズムをつけることで、必ず更新されるようにします。デイリーミーティングをしている場合はそのタイミングでもよいですし、終業前のその日の工数を記録するタイミングでもよいです。タスク管理ツールを使っていてもメンバーが必ずステータスを更新しているとは限らないため、WBSを更新するタスクは必ず実施した方がよいです。

WBSの各作業に必ず担当者を割り当てる

作業状況が更新されない原因の１つは、担当者が決まっていないことです。分解した作業には、必ず担当者を割り当てる。担当者が決まっていなければ、決める人を割り当てます。

WBSを管理するツールを統一する

WBSは頻繁に更新され、かつ、複数人が更新するものです。したがって、複数のツールで二重管理しているとすぐに情報が古くなったり、整合性がとれなくなったりして管理できなくなります。特に定例ミーティング等で報告しているフォーマットと二重管理にならないようにします。最も確実なのは、プロジェクトマネージャーがWBSを更新することです。タスク管理ツールを使う場合は、プロジェクトマネージャーが管理するタスクと、メンバーが管理するタスクを分けるのも手です。