プロジェクト管理をする上で、納期遅れとの戦いは避けられないものです。
なぜ納期を守れないのか
納期を決めていない
まずは納期を決めていないから納期を守れない（守る納期がない）という単純な理由です。 納期がない作業も多いため、納期を決めないことはままあります。 まあいつも１週間くらいでやっているから、今回も１週間くらいでやってくれるだろうという希望的観測が働いた結果、納期を決めないということが発生します。 また、資料をいい感じに修正するなどの見積もりが難しい作業の場合も納期を決めない問題が発生しがちです。
本当に間に合わない
見積もりが正しくなかったり、見積もりにない依頼が追加されたという理由で納期に間に合わないということもあります。 納期遅れになる前に手を打ちたいところですが、いわゆる進捗率が90%から進まない問題によって、課題が隠蔽されてしまうことも多いです。
納期を忘れる
あまりないケースですが、納期を忘れる人もいます。 タスク管理ツールを使っていても、そもそも納期切れのタスクが山ほどあって埋もれてしまうとか、原因はいろいろあります。
納期を無視する
そして、意外と多いのが納期を無視する人たちです。 納期も決めたし、忘れてもいないけれど、何も報告しません。リマインドにも応答しません。 そして、納期を過ぎた後に新しい納期を要求してきます。 たぶん、納期という言葉の意味を理解していないのでしょう。
納期と終了予定日を混同している
納期とは、納入期限の略です。 納入とは、作業の成果物を納めることであり、期限とは、その日時以降に時間が存在しないことを示すものです。 つまり、その日時以降にその成果物を利用した別の人間による別の作業が存在することを意味するものが納期です。 遅れても他の作業に影響が無い努力目標の終了予定日とは異なるものです。 納期を無視する人たちは、納期と終了予定日の違いを分かっていないのかもしれません。 あるいは、依頼者側が納期と終了予定日をひっくるめて納期と呼んでいるのかもしれません。 ２つの言葉の混同が続いた結果、本当の納期なのに、終了予定日と同じ振る舞いをしてしまうのかもしれません。
納期を守るにはどうしたらよいか
プロジェクト管理者が納期を管理する
担当者が自分の納期を管理できれば、管理者は不要です。 ですが、そのようなケースは稀です。 プロジェクト管理者が納期管理を正しく行えば、だいたいの納期遅れは防げます。
見積もりをする
納期を設定していないタスクの納期が守られることがないのは当然として、見積もりに準じていない納期が守られることもまたありません。 できるだけ精度の高い見積もりをすれば、その分納期が守られる確率が高くなります。
納期が必要でないタスクに納期を設定しない
プロジェクト管理には「管理可能にする」という原則があります。 納期管理が必要なタスクを絞ることで、管理可能にします。 納期と終了予定日の混同も防げます。
具体的な進捗を確認する
タスクには、完了基準があるはずです。なければ今すぐ設定してください。 残りの時間で完了基準に達することができるかを判断することが、進捗を確認するということです。 つまり進捗確認のタイミングでは、その都度見積もりをする意識で確認します。 そして見積もりした結果は、WBSにも最新の情報として反映することが大事です。
ツールのデータをきれいにする
プロジェクト管理がずさんになる原因の多くは、ツールで管理しているデータが実態と合わなくなることです。 人が介在する場合は合わなくなることが多いため、定期的に確認し、修正することが必要です。 定例ミーティングのタイミングなどが適切でしょう。 また、管理しやすいツールを選択することも重要です。
作業者の時間を確保する
進捗確認の結果、作業時間がなくなっては本末転倒です。 プロジェクト管理者は、作業者が快適に作業できる環境づくりにも気を配る必要があります。
コミュニケーションを忘れない
どんな対策を講じても、納期遅れは発生するものです。 あらゆる方法で納期遅れが発生しそうになることを事前に察知し、適切な手を打つことが必要です。 そのためには、円滑なコミュニケーションができる状態を維持しておくことが重要です。
